Aseman Lapset ry:n henkilörekisterin tietosuojaseloste

Tämä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen Aseman Lapset ry:n henkilörekisterin tietosuojaseloste.

Hyväksytty 26.09.2024. Päivitetty 28.10.2025. 

1. Rekisterinpitäjä

Aseman Lapset ry 

Annankatu 26 A (5. kerros) 

00100 Helsinki 

Puh. +358 9 654 740 

info@asemanlapset.fi 

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Yhdistyksen nimeämänä:  

• Hannamari Marttio – jäsenrekisteri 

• Kalle Sola – henkilöstöhallinto 

• Essi Puustinen – viestintä ja varainhankinta 

• Eliisa Ahlstedt, Mauri Mujunen, Minna Lahtela – Walkers-toiminta 

• Minttu Oinonen – Mielen hyvinvointityö ja Friends-toiminta 

Rekisteriä koskevat yhteydenotot:  

• tietosuojasta vastaava henkilö Pekka Manninen, pekka.manninen@asemanlapset.fi, 040-512 3931 

 

3. Rekisterin nimi

Aseman Lapset ry:n henkilörekisteri

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittelemme Aseman Lapset ry:n toimintaan jäsenenä, työntekijänä, vapaaehtoisena, lahjoittajana tai yhteistyökumppanina osallistuvien sekä yhdistyksen markkinoinnin ja viestinnän kohderyhmien henkilötietoja.  

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet Aseman Lapset ry:n toimintaan osallistuvien henkilöiden henkilötietojen käsittelylle ovat: 

Yhdistysten jäsenten (varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet) henkilötietojen käsittelyn perusteena on Aseman Lapset ry:n oikeutettu etu eli yhdistyksen jäsenyys. Yhdistyksellä on yhdistyslain (503/1989) mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, jonka henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsenasioiden hoitaminen kuten tiedottaminen ja yhteydenpito, jäsenmaksujen hallinta, keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen sekä toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.  

Yhdistyksen työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn perusteena ovat työsopimuslaki (26.1.2001/55), laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004), EU:n yleinen tietosuoja-asetus, tietosuojalaki (1050/2018) ja laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on työyhteisön henkilöstöasioiden hoitaminen ja työsuojelun yhteistoiminta, työelämän tietosuojan varmistaminen, viestintä ja tiedonhallinta. 

Vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on Aseman Lapset ry:n oikeutettu etu eli yhdistyksen vapaaehtoistyön mahdollistaminen, ja sopimus, jossa rekisteröity vapaaehtoistyöhön osallistuva on osapuolena. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on vapaaehtoisten ja paikallisten toimintavastaavien kouluttaminen, ohjaaminen ja yhteydenpito niin vapaaehtoisiin kuin paikallisen toiminnan yhteistyötahoihin. 

Yhteistyökumppaneiden henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus tai Aseman Lapset ry:n oikeutettu etu eli yhteistoiminta eri sidosryhmien kanssa. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen, yhteydenpito ja tilastointi. 

Lahjoittajien henkilötietojen käsittely perustuu Aseman Lapset ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen varainhankinnan mahdollistamiseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen varainhankinnan hoitaminen, kehittäminen, yhteydenpito lahjoittajiin sekä tilastointi. 

Aseman lapset ry:n markkinoinnin ja viestinnän kohderyhmien osalta henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus tai Aseman Lapset ry:n oikeutettu etu eli yhdistyksen toiminnan markkinointi ja sidosryhmien viestintä. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tapahtumien järjestäminen, uutiskirjeiden lähettäminen ja muu sähköinen yleisöviestintä, mikä voi sisältää Aseman Lapset ry:n viestintää, kutsuja tilaisuuksiin ja tapahtumiin sekä toimintaan liittyviä kyselyitä ja tutkimuksia. Henkilötietoja voidaan käyttää Aseman Lapset ry:n toiminnan kehittämiseen ja tilastollisiin tarkoituksiin. 

Aseman Lapset ry:llä on käytössään ilmoittajansuojelulain tarkoittama sisäisten ja ulkoisten väärinkäytösepäilyiden ilmoituskanava (Whistleblow). Palveluun ei tallenneta ilmoittajien henkilötietoja, kuten nimeä, sähköpostiosoitetta tai IP-osoitetta ilman, että ilmoittaja ne antaa erikseen. Jos ilmoituksen yhteydessä annetaan henkilötietoja, niitä käsitellään Aseman Lapset ry:n tietosuojakäytännön mukaan. 

 Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.   

 

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilötietosisältö voi vaihdella rekisterin käyttötarkoituksen mukaan. Rekistereissä käsiteltäviä henkilötietotyyppejä ovat: 

• nimitiedot 

• kotipaikka 

• syntymävuosi 

• yhteystiedot (esimerkiksi postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero) 

• jäsenyyteen liittyvät tiedot kuten jäsennumero, jäsentyyppi, tieto jäseneksi liittymisen tai lahjoittamisen ajankohdasta, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot 

• tiedot luottamustehtävistä yhdistyksen toiminnassa 

• lakisääteiset työntekijöiden henkilö- ja yhteystiedot, työsuhdetiedot, työterveystiedot, koulutustiedot, käyttöoikeudet ja pääsynhallintatiedot 

• titteli tai tehtävänimike 

• yritys- tai yhteisötiedot 

• vapaaehtois- ym. koulutusten tiedot 

• lahjoitus- tai avustustiedot 

• väärinkäytösepäilyn ilmoittajan ilmoituksessaan mahdollisesti antamat henkilötiedot 

• yksityishenkilöiden suostumus sähköisen viestinnän vastaanottamiseen 

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan suostumuksen, sopimuksen tai elintärkeän edun suojaamisen perusteella rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden, työsuhteen, vapaaehtoisuuden, koulutuksen, tapahtumien, lahjoituksen tai yhteistyön aikana.  

Yhteistyökumppaneiden osalta tietoja saadaan julkisista lähteistä tai yhteistyökumppaneilta itseltään osana yhteistyökumppanuuksien hoitamista. 

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. 

Rekisteröityjen yhteystietoja voidaan luovuttaa Aseman Lapset ry:n nimissä oman viestinnän lähettämistä, osoitetietojen tarkistusta, jäsenlaskutuksen hoitamista tai viestintä- ja varainhankintatoimia varten erillisellä sopimuksella toteuttavalle kolmannelle osapuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Pääsy henkilörekisterien tietokantoihin on rajoitettu henkilökohtaisilla käyttäjäoikeuksilla ja tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa. 

Tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti.  

Rekisterien tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen toteuttamiseksi. 

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta jäsenyydestä eroamisen jälkeen. 

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, avustusten, lahjoitusten tai muun yhteistyön kannalta. 

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisia palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyn osalta seuraavasti: 

• Webropol Oy – toiminnan ohjaamiseen, koulutuksiin, tiedonkeruuseen ja raportointiin käytettävien henkilötietojen hallintajärjestelmä tietosuojaseloste   

• Tietopiiri Oy – sähköinen henkilörekisteripalvelu TP-FONS, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen-, lahjoittaja- ja yhteistyökumppanirekisteriä ja toteuttaa markkinointia ja viestintää tietosuojaseloste 

• Creamailer Oy – sähköisen viestinnän palvelu uutiskirjeiden ja muun sähköisen viestinnän lähettämiseen, tiedonkeruuseen ja tapahtumailmoittautumisten hallintaan. tietosuojaseloste 

• Nepton Oy – sähköinen henkilöstötietopalvelu työsuhdetietojen, työterveystietojen, työajanseurannan ja lomakirjanpidon hallintaan tietosuojaseloste 

• Täsmä Työterveys Oy – sähköinen palvelu ja sovellus työterveystietojen hallintaan rekisteriselosteet 

• Edenred Finland Oy – sähköinen palvelu ja sovellus henkilöstöetuuksien hallintaan tietosuojakäytäntö 

• HSL – sähköinen palvelu ja sovellus työsuhdematkalippujen hallintaan tietosuoja 

• eTasku Solutions Oy – sovellus kuittien toimittamiseen tilitoimistolle tietosuojaseloste 

• Aallon Group Oyj – yhdistyksen laskutuksen ja taloushallinnon hoitaminen Fivaldi-palvelulla tietosuojaselosteet 

• Elisa Oyj – työntekijöiden puhelin- ja mobiililiittymien hallinta tietosuojaperiaatteet 

• ICT Elmo Oy – Apple/Microsoft-toimistojärjestelmien, palvelimien ja tietoverkon palveluiden ylläpito ja tuki tietosuojapolitiikka 

• Navicre Oy – Navisec -tietosuojakoulutus- ja Whistleblow-palvelu tietosuojaseloste 

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä.  

Mikäli haluat tarkistaa sinusta tallentamamme tiedot tai vaatia niihin oikaisua, lähetä pyyntö kirjallisesti rekisterinpitäjälle joko postitse tai sähköpostilla, tai asioi toimipisteessämme. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamisen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). 

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle ilmoituksella tietosuojavaltuutetun toimistoon. 

Tietosuojavaltuutetun toimisto 

Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki 

Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki 

Sähköposti tietosuoja(at)om.fi 

Puhelinvaihde 029 566 6700 

Kirjaamo 029 566 6768 

Lisätietoa ilmoituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta https://tietosuoja.fi/.