Dataskyddsbeskrivning för kund- och samarbetsregister

Det här är Stationens Barn rf:s register- och dataskyddsbeskrivning för kund- och samarbetsregister i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning (GDPR). Godkänd 26.09.2024. Uppdaterad 28.10.2025.

1. Personuppgiftsansvarig

Stationens Barn rf
Annegatan 26 A (5 vån.)
00100 Helsingfors
Tel. +358 9 654 740
info@asemanlapset.fi

2. Kontaktperson ansvarig för registret 

Utsedda av föreningen enligt verksamhetsform:

• Eliisa Ahlstedt – Rörligt arbete i Helsingforsregionen, Walkers-bussen och Sawian
• Minna Lahtela – Riksomfattande Walkers-verksamhet och Walkers-bilar
• Hannamari Marttio – Administration
• Mauri Mujunen – Walkers Helsingfors
• Minttu Oinonen – Arbete för psykiskt välbefinnande
• Ronja Turkka – Brottsarbete
• Emmi Wallin – Konfliktarbete

Kontakt i ärenden som gäller registret:
Dataskyddsansvarig Pekka Manninen, 040-512 3931, pekka.manninen@asemanlapset.fi 

3. Registrets namn 

Kund- och samarbetsregistret

4. Rättslig grund och ändamål med behandlingen av personuppgifter

De rättsliga grunderna för behandling av personuppgifter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning är:

• den registrerades och vid behov dennes vårdnadshavares samtycke,
• skydd av vitala intressen, eller
• den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intresse.

Enligt dataskyddslagstiftningen behöver ett barn i regel samtycke eller bemyndigande av vårdnadshavare eller annan vårdnadsansvarig för att använda informationssamhällets tjänster, till exempel sociala medier och olika applikationer. I Finland är (skydds)åldersgränsen 13 år. Ett barn kan dock använda rådgivnings- och stödtjänster samt förebyggande tjänster utan vårdnadshavarens samtycke.

Syftet med behandlingen är att erbjuda stöd till barn och unga som önskar det samt att visa resultatet av det stöd vi ger.

Vi behandlar inte personuppgifter om barn och unga som vi möter anonymt. Inom ramen för vår verksamhet får vi från unga och samarbetspartner inom stödarbete kännedom om personuppgifter som omfattas av minderårigas integritetsskydd och som kan tolkas som känsliga. En del av dessa uppgifter hör även till särskilda kategorier av personuppgifter.

När vi erbjuder individuellt stöd och i smågruppsverksamhet samlar och behandlar vi, på grundval av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse, endast en nödvändig mängd pseudonymiserade eller anonymiserade personuppgifter om den registrerade. Detta sker med den registrerades och vid behov dennes vårdnadshavares samtycke, och i sammanhanget informerar vi om våra dataskyddspraxis.

En anställd hos Stationens Barn rf är som yrkesperson inom ungdoms- och socialsektorn skyldig att lämna ut personuppgifter som han eller hon fått kännedom om, om situationen gäller skydd av den registrerades eller någon annans vitala intressen. I sådana situationer kan åtgärderna vara: kontakt med nödcentralen, anmälan till barnskyddet, anmälan om missförhållanden i genomförandet av kundens socialvård, anmälan till polisen om misstanke om brott riktat mot barn, anmälan om planerat grovt brott eller utredning av brott genom polisens försorg.

Grunderna för behandling av personuppgifter gäller även de verksamhetsformer där individuellt stöd erbjuds i yrkesmässigt samarbete med Stationens Barn rf:s samarbetspartner eller på basis av ett serviceavtal med en myndighet.

Som personuppgiftsansvarig är vi skyldiga att visa att de bidrag som beviljats våra olika verksamhetsformer riktas till barn och unga i behov av särskilt stöd. Bidragsgivarna förutsätter att resultatet av det stöd vi ger visas på nivån av individuell förändring i välbefinnande, vilket verifieras genom utvärdering baserad på uppföljningsdata som samlats in på grundval av den personuppgiftsansvariges berättigade intresse. Vi behandlar personuppgifter för att utvärdera effekten av det stöd vi erbjuder samt för finansiärernas resultatrapportering, statistikföring och forskningsverksamhet.

Kontaktuppgifter till personer som deltagit i våra yrkesutbildningar och evenemang, arbetsgivare samt andra nödvändiga uppgifter som gäller utbildningen eller fortsatt arbete och kommunikation relaterad till denna lagras i vårt utbildningsregister. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med den personuppgiftsansvariges berättigade intresse för att ordna utbildningar, kommunicera med deltagare, behandla respons och utveckla utbildningsinnehåll.

Uppgifterna används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

 

5. Behandlade personuppgifter

När vi erbjuder riktat stöd behandlar vi endast en nödvändig mängd pseudonymiserade eller anonymiserade personuppgifter om den registrerade. De typer av personuppgifter som behandlas är:

• personbeteckning som den registrerade eller den personuppgiftsansvarige definierat
• förnamn
• efternamn
• kontaktuppgifter (telefonnummer)
• ålder
• hemort
• personuppgifter som beskriver den ungas välbefinnande och som är relaterade till möten, stöd, utvärdering och respons
• personuppgifter relaterade till skydd av vitala intressen

Av yrkespersoner eller myndigheter som deltar i stödarbete eller våra utbildningar behandlar vi följande typer av personuppgifter:

• namnuppgifter
• kontaktuppgifter (telefonnummer, e-postadress, postadress)
• ort
• yrkestitel
• bakgrundsorganisation
• personuppgifter relaterade till stöd och respons
• personuppgifter relaterade till utbildningar
• personuppgifter relaterade till skydd av vitala intressen

 

6. Regelmässiga informationskällor

Uppgifter som lagras i registret erhålls från:

• den registrerade eller dennes vårdnadshavare
• samarbetspartner eller myndigheter som deltar i stödarbete, utbildningar eller tillställningar

 

7. Regelmässigt utlämnande av uppgifter och överföring av uppgifter utanför EU eller EES

Uppgifter lämnas inte regelmässigt ut till andra parter.
Uppgifter överförs inte av den personuppgiftsansvarige utanför EU eller EES.

 

8. Principer för skydd av registret

Den personuppgiftsansvarige ser till att lagrade uppgifter samt åtkomst- och användarrättigheter till servrar och andra säkerhetskritiska uppgifter behandlas konfidentiellt och endast av anställda vars arbetsuppgifter kräver det.

Särskild omsorg iakttas vid behandling av registret. Åtkomst till personregisterdatabaser är begränsad genom personliga användarrättigheter, och uppgifterna är endast tillgängliga för definierade personer i den omfattning som deras uppgifter kräver.

Vid registrering pseudonymiseras den ungas och vid behov dennes vårdnadshavares uppgifter med hjälp av en personnummer  som den registrerade tillhandahållit eller som den personuppgiftsansvarige fastställt. När det individuella stöd vi erbjuder avslutas anonymiseras den registrerades personuppgifter. De anonymiserade uppgifterna sparas för uppföljning och utvärdering av stödet, statistikföring samt resultatrapportering som våra bidragsgivare kräver.

Personuppgifter hålls konfidentiella och de som behandlar registeruppgifter omfattas av tystnadsplikt. Eventuellt skriftligt registermaterial förvaras i låsta utrymmen dit endast behöriga personer har tillträde.

Uppgifter som behandlas med hjälp av informationssystem skyddas på ett ändamålsenligt sätt. När registeruppgifter lagras på internetservrar sörjs det för såväl fysisk som digital datasäkerhet.

Den personuppgiftsansvarige använder externa tjänsteleverantörer för behandling av personuppgifter enligt följande:

• Clara Solutions Oy – kunddatasystem för personuppgifter om kunder inom våra stödtjänster samt samarbetspartner och myndigheter som deltar i stödarbete, (dataskyddsbeskrivning)
• Webropol Oy – system för hantering av personuppgifter som används för verksamhetsstyrning, utbildningar, datainsamling och rapportering, (dataskyddsbeskrivning)

 

9. Rätt till insyn och rätt att begära rättelse av uppgifter

Varje person som finns registrerad har rätt att granska sina uppgifter som lagrats i registret och att begära rättelse av felaktiga uppgifter eller komplettering av bristfälliga uppgifter.

Om du vill granska de uppgifter vi lagrat om dig eller begära rättelse, skicka en skriftlig begäran till den personuppgiftsansvarige per post eller e-post, eller besök vårt verksamhetsställe. Vid behov kan den personuppgiftsansvarige begära att den som framställer begäran styrker sin identitet. Den personuppgiftsansvarige svarar inom den tidsfrist som anges i EU:s dataskyddsförordning (i regel inom en månad).

 

10. Övriga rättigheter i samband med behandling av personuppgifter

Den registrerade har rätt att begära radering av sina personuppgifter ur registret (”rätten att bli bortglömd”). Därtill har den registrerade övriga rättigheter enligt EU:s allmänna dataskyddsförordning, såsom rätt att i vissa situationer begränsa behandlingen av personuppgifter. Begäran ska skickas skriftligen till den personuppgiftsansvarige. Vid behov kan den personuppgiftsansvarige begära att den som framställer begäran styrker sin identitet. Den personuppgiftsansvarige svarar inom den tidsfrist som anges i dataskyddsförordningen (i regel inom en månad).

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med lagen har du rätt att lämna in ett klagomål till tillsynsmyndigheten genom att kontakta Dataombudsmannens byrå.

 

Dataombudsmannens byrå
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
E-post: tietosuoja(at)om.fi
Telefonväxel: 029 566 6700
Registratorskontor: 029 566 6768

Mer information om hur du gör en anmälan finns på Dataombudsmannens byrås webbplats: https://tietosuoja.fi/sv/framsida