Tietosuoja- ja rekisteriselosteet

Aseman Lapset ry kerää ja tallentaa henkilötietoja viestinnän ja varainhankintaviestien kohdentamiseksi sekä vapaaehtoistyöhön osallistuvilta. Lisäksi keräämme ja taltioimme ammatillisten yhteistyökumppaneidemme ja koulutuksiimme osallistuneiden ammattiasemaan liittyvät yhteystiedot.

Käytämme evästeitä parantaaksemme sivujemme toimivuutta ja käyttäjäystävällisyyttä sekä saadaksemme tilastotietoa sivujemme kävijöistä. Jos jatkat sivujen selailua muuttamatta asetuksiasi, sallit evästeiden käytön vieraillessasi www.asemanlapset.fi-verkkosivustolla.

Evästetunnistuksessa ei kuitenkaan voida eikä pyritä yhdistämään evästetunnistetietoja sivuston käyttäjän mihinkään henkilö- tai yhteystietoihin eivätkä evästeet mahdollista käyttäjän päätelaitteen tallennuslaitteen kuten kovalevyn tietojen tarkastelua tai kopioimista.

Evästeiden vastaanotto voidaan haluttaessa kieltää käyttäjän internet-selaimesta, mutta se voi aiheuttaa sivujen joidenkin osien toimimattomuutta.

Aseman Lapset ry:n ylläpitämät henkilörekisterit
Kunnioitamme toiminnassamme kohtaamiemme nuorten ja aikuisten yksityisyyttä ja keräämme sekä taltioimme henkilötietoja mahdollisimman vähän. Yksityishenkilöiden henkilötietoja järjestössämme tallennetaan jäsen-, viestintä-, lahjoittaja- ja vapaaehtoisrekistereihin.  Yhteistyökumppaneidemme tai kouluttamiemme ammattihenkilöiden yhteystietoja ja ammattiasemaan liittyviä tietoja taltioimme koulutus- ja yhteystietorekistereihin. Arkaluonteisia henkilötietoja tai alaikäisten henkilötietoja emme tallenna yhteenkään rekistereistämme.

Aseman Lapset ry:n jäsenrekisteriin tallennetaan jäsenten yhteystiedot (ml. kannatusjäsenten) sekä tieto jäseneksi liittymisen tai lahjoittamisen ajankohdasta. Näitä tietoja säilytetään kahden vuoden ajan jäsenyydestä eroamisen jälkeen. Aseman Lapset ry:n lahjoittajarekisteriin tallennetaan Aseman Lapset ry:n toimintaa tukeneiden yhteystiedot sekä tieto lahjoittamisen ajankohdasta. Tietoja säilytetään kahden vuoden ajan edellisestä lahjoituksesta. Pyynnöstä poistamme tiedot välittömästi.

Järjestön viestintää tilanneiden tai tilaisuuksiin ilmoittautuneiden yksityishenkilöiden yhteystiedot tallennetaan järjestön viestintärekisteriin.

Järjestön internetsivujen kautta vapaaehtoistyöhön mukaan ilmoittautuneiden yhteystiedot tallennetaan järjestön vapaaehtoisrekisteriin. Aseman Lapset ry:n vapaaehtoisrekisterissä on lisäksi tarkempia tietoja (syntymävuosi, aloitusvuosi sekä osallistuminen Walkers-koulutuksiin) Walkers Helsingin vapaaehtoistyöntekijöistä. Muiden paikkakuntien vapaaehtoisrekisterien ylläpidosta vastaa paikallinen taustayhteisö.

Ammatillisten yhteistyökumppaneidemme ja sidosryhmien yhteys- ja työnantajatiedot tallennetaan Aseman Lapset ry:n yhteistyökumppanirekisteriin.  Koulutuksiimme osallistuneiden yhteystiedot, työnantajataho sekä muut koulutukseen tai siihen liittyvään jatkotyöskentelyyn ja -yhteydenpitoon liittyvät välttämättömät tiedot tallennetaan koulutusrekisteriimme.

Jos haluat tarkistaa itsestäsi eri rekistereihimme tallennetut tiedot, päivittää ne tai poistaa tietosi rekistereistämme, olethan yhteydessä toimistollemme info(a)asemanlapset.fi tai puhelimitse (09) 654 740. Autamme mielellämme.

Luovutamme rekistereissämme olevia tietoja vain rekisteröidylle itselleen tai viestintä- sekä varainhankintatoimia erillisellä sopimuksella Aseman Lapset ry:n nimissä toteuttavalle kolmannelle osapuolelle. Tällöin luovutetaan vain kyseistä toimenpidettä varten tarvittavat yhteystiedot. Lisäksi henkilötietoja voidaan tarkistaa massa-ajona Väestörekisterikeskuksen tai Postin kautta.

Aseman Lapset ry:n jäsen- ja yhteistyökumppanirekisterin tietosuojaseloste

Laatimispäivä:  24.5.2018 (päivitetty osoitteen osalta 26.4.2021)

1. Rekisterinpitäjä

Aseman Lapset ry
Annankatu 26 A
00100 Helsinki
p. (09) 654 740
info@asemanlapset.fi
Y-tunnus 0916879-0

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö ja yhteystiedot

Hannamari Marttio
Annankatu 26 A
00100 Helsinki
p. 0503778877
hannamari.marttio@asemanlapset.fi

3. Rekisterin nimi

Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Tietojen käsittely perustuu yhdistysten jäsenten (varsinaiset jäsenet ja kannatusjäsenet) osalta Aseman Lapset ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• ylläpitää Yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa
• jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito ja jäsenmaksujen hallinta
• keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen
• toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen tai Aseman Lapset ry:n oikeutettuun etuun (suoramarkkinointi) ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Aseman Lapset ry:n ja yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.

5. Rekisterin tietosisältö ja rekisteröityjen ryhmät

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

• Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka
• Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
• Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
• Tiedot luottamustehtävistä yhdistyksen toiminnassa

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

– nimi, titteli, yritys tai yhteisö, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Aseman Lapset ry:lle.

Yhteistyökumppaneiden osalta tietoja saadaan julkisista lähteistä tai yhteistyökumppaneilta itseltään osana yhteistyökumppanuuksien hoitamista.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei säännönmukaisesti luovuteta eteenpäin, eikä niitä siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Sähköposti- tai postiosoitetiedot voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle Aseman Lapset ry:n oman viestinnän lähettämistä tai jäsenlaskutuksen hoitamista varten. Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle muuta tarkoitusta varten, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisia palveluntarjoajia henkilötietojen osalta seuraavasti:

• Tietopiiri oy – Sähköinen henkilörekisteripalvelu, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä ja toteuttaa jäsen- sekä yhteistyökumppaniviestintää
• Creamailer – Sähköisen viestinnän palvelu uutiskirjeiden ja muun sähköisen viestinnän lähettämiseen, tiedonkeruusteen ja tapahtumailmoittautumisten hallintaan
• Nettomaster oy – Yhdistyksen laskutuksen hoitaminen

8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisterin tietoturvallisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja suojataan mm. palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden kautta. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia. Pääsy asiakasrekisterin tietokantaan on rajoitettu henkilökohtaisilla käyttäjäoikeuksilla ja tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan, kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään kaksi vuotta jäsenyydestä eroamisen jälkeen.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai muun yhteistyön kannalta.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista.

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

 

ASEMAN LAPSET RY:N VIESTINTÄREKISTERIN TIETOSUOJA- JA REKISTERISELOSTE

Henkilötietolain (523/99) 10 § ja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen tietosuoja- ja rekisteriseloste
Laatimispäivämäärä: 24.5.2018

1. REKISTERIN NIMI

Aseman Lapset ry:n viestintärekisteri

2. REKISTERIN PITÄJÄ

Aseman Lapset ry
Annankatu 26 A
00100 Helsinki
p. (09) 654 740
info@asemanlapset.fi

3. REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ

Hannamari Marttio
Annankatu 26 A
00100 Helsinki
hannamari.marttio@asemanlapset.fi
p. 050 3778877

4. REKISTERISSÄ KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisteri sisältää seuraavan ryhmittelyn mukaiset tiedot:

– etunimi
– sukunimi
– sähköpostiosoite
– postiosoite
– yksityishenkilöiden suostumus sähköisen viestinnän vastaanottamiseen

5. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Henkilötietoja käytetään Aseman Lapset ry:n uutiskirjeiden sekä muun sähköisen yleisöviestinnän lähettämiseen. Sähköinen viestintä voi sisältää Aseman Lapset ry:n viestintää, kutsuja tilaisuuksiin ja tapahtumiin sekä toimintaan liittyviä kyselyitä ja tutkimuksia. Henkilötietoja voidaan käyttää Aseman Lapset ry:n omiin tilastollisiin tarkoituksiin.

6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä Aseman Lapset ry:n uutiskirjepalvelun voimassaoloajan.

Rekisteristä voidaan poistaa henkilötietoja asiakkaan pyynnöstä. Uutiskirjeen tilaamisen voi perua koska tahansa jokaisen uutiskirjeen lopusta löytyvästä linkistä tai lähettämällä viestiä rekisterin pitäjälle.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tietolähteenä ovat vastaanottajan verkkolomakkeella antamat tiedot sähköisen viestinnän tilaajaksi tai kannatusjäseneksi rekisteröitymisen yhteydessä, jotka vastaanottaja syöttää itse. Tällöin henkilötietojen käsittelyn perusteena on sopimus.

Sähköisen viestinnän rekisterin tietolähteenä ovat myös julkiset tietolähteet, jolloin on kyse aseman perusteella tehtävästä viestinnästä. Tällöin henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etu.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAINEN LUOVUTTAMINEN

Sähköposti- tai postiosoitetiedot voidaan luovuttaa kolmannelle osapuolelle Aseman Lapset ry:n oman viestinnän lähettämistä varten. Henkilötietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle muuta tarkoitusta varten, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä. Henkilötietoja ei koskaan luovuteta EU:hun tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle edes uutiskirjeen lähettämistä varten.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisterin tietoturvallisuus varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja suojataan mm. palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden kautta. Henkilötiedot säilytetään luottamuksellisina ja rekisteritietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapitovelvollisuuden alaisia. Pääsy asiakasrekisterin tietokantaan on rajoitettu henkilökohtaisilla käyttäjäoikeuksilla.

10. HENKILÖTIETOJEN TARKISTUSOIKEUS

Rekisteriin tietonsa antaneella on oikeus tarkistaa itseään koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua. Tarkistaaksesi, mitä henkilötietoja sinusta on kerätty rekisteriin, ota yhteys sähköpostitse rekisterin yhteyshenkilöön.

11. OIKEUS KIELTÄÄ TIETOJEN KÄYTTÖ JA OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käyttö ja vaatia tiedot poistettavaksi. Tämä koskee tietoja, joiden käsittely perustuu henkilön antamaan suostumukseen. Lisäksi kaikilla vastaanottajilla on oikeus kieltäytyä sähköisen yleisöviestinnän vastaanottamisesta.

12. VALITUSOIKEUS

Rekisteröidyllä on oikeus valittaa valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n tietosuoja-asetusta.